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Pour les factures sous format papiers ou électroniques, les entreprises doivent les conserver 6 ans selon la réglementation fiscale.

« Conformément au I bis de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales, les informations, documents, données, traitements informatiques ou système d’information constitutifs des contrôles mentionnés au 1° du VII de l’article 289 du code général des impôts et la documentation décrivant leurs modalités de réalisation doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis, sur support informatique ou sur support papier, quelle que soit leur forme originale. »
Ce délai de 6 ans s’applique également aux documents papiers ou électroniques relatifs aux contrôles mis en place par l’entreprise garantissant l’authenticité de l’origine, de l’intégrité du contenu et de la lisibilité des factures émises ou reçues par le contribuable.

Le code général des impôts précise que l’obligation de conservation des factures pendant 6 ans concerne les factures mais également les éléments constitutifs des contrôles établissant une piste d’audit fiable. Dans la législation actuelle, tous ces documents doivent être conservés dans leur forme originale par l’entreprise émettrice des factures et par l’entreprise destinataire.

Ainsi, lorsque les factures sont sous forme papier, elles ne peuvent ensuite être conservées sous format électronique.

Ce dernier point vient d’être modifié par l’article 33 de la loi relative à la simplification de la vie des entreprises et portant diverses dispositions de simplification et de clarification du droit et des procédures administratives (publié au journal officiel le 21 décembre 2014). Les documents constitutifs de la piste d’audit fiable pourront désormais être conservés sur support informatique, même s’ils ont été établis à l’origine sous forme papier. Une procédure de numérisation pourra être mise en place dans des conditions qui seront fixées par un arrêté ministériel.

Néanmoins, cette simplification des modalités de conservation ne s’applique qu’aux documents constitutifs de la piste d’audit fiable. Les factures devront encore être conservées pendant 6 ans dans leur forme et leur contenu originels.

En outre, les factures papiers doivent être stockées sur le territoire français, mais les factures transmises par voie électronique peuvent être également stockées dans un pays membre de l’Union européenne ou dans un pays lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle à condition que ces modalités de stockage offre un droit d’accès en ligne immédiat, de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données concernées (Décret n° 2013-346)

Les assujettis sont tenus de déclarer, en même temps que leur déclaration de résultats ou de bénéfices, le lieu de stockage de leurs factures ainsi que toute modification de ce lieu lorsque celui-ci est situé hors de France (article L. 102 C du LPF).